SharePoint Kılavuzlarını Minds ile Test Edin | Minds

İntranet belgeleri, çoğunlukla bu belgelere ihtiyaç duyan çalışanların beklentisini karşılamakta yetersiz kalır. Bir ekip masraf kılavuzu veya bir BT güvenlik güncellemesi hazırlar, bunu bir SharePoint iletişim sitesine aktarır ve hukuk, uyumluluk ile departman yöneticilerinden onay alır.

Sayfa yayına girer. Ardından yardım masasına her hafta aynı on soru gelmeye başlar.

Bu başarısızlığın nedeni, sayfanın prosedürü zaten anlayan kişiler tarafından onaylanmış olmasıdır. Yazarlar, politikayı yasal olarak savunulabilir veya geçmişe dönük olarak eksiksiz kılmak için yazarlar. Bu sırada, zaman baskısı altındaki bir çalışan tek bir operasyonel soruyla sayfaya gelir; ancak karşısında üç paragraflık arka plan açıklaması, bir sorumluluk reddi beyanı ve net olmayan adımlar bulur.

Minds, taslağınızı intranetinizde yayınlamadan önce, konu hakkında önceden bilgisi olmayan bir okuyucunun bu taslağı kullanarak bir görevi gerçekten tamamlayıp tamamlayamayacağını test etme imkanı sunar.

İntranet belgeleri neden yetersiz kalır?

Çoğu intranet sayfası üç yapısal kusurdan muzdariptir:

1. Kullanışlılık yerine savunmacı yaklaşım. Yazar, organizasyonu uç durumlardan korumak ister. Metin, standart ve günlük prosedürler yerine istisnalara ve uyarılara öncelik verir.
2. Bilgi laneti. İncelemeyi yapanlar kısaltmaları, arka uç yazılım adlarını ve ekipler arası devir süreçlerini zaten bilir. Talimatlarda kritik bir ara adımın eksik olduğunu fark etmezler.
3. Yanıtlar yerine anlatı. Çalışan kilometre tazminatı oranını öğrenmek ister. Sayfa ise şirketin sürdürülebilir iş seyahatleri felsefesiyle başlar.

Taslağınızı Minds'taki simüle edilmiş çalışan personalarıyla test ettiğinizde, dışarıdan birinin nerede takıldığını, hangi terimlerin kafa karışıklığı yarattığını ve birincil talimatın birkaç saniye içinde fark edilip edilmediğini gözlemlersiniz.

Minds'ta taslak bir politika nasıl test edilir?

Minds, Microsoft 365 ortamınıza veya SharePoint kiracınıza bağlanmaz. İçeriği standart dosya formatlarını kullanarak doğrudan platforma getirirsiniz.

1. Taslağınızı hazırlayın. SharePoint sayfa alanınızdaki metni kopyalayın veya taslak belgenizi Microsoft Word ya da PDF olarak dışa aktarın.
2. Dosyayı yükleyin. Word belgesini, PDF'yi veya düz metin dosyasını doğrudan Minds proje çalışma alanınıza aktarın.
3. Hedef kitleyi belirleyin. Belgeyi takip etmesi gereken çalışan personalarını tanımlayın. Rollerini, teknik seviyelerini, konumlarını ve acil hedeflerini ekleyin.
4. Görev senaryosunu belirleyin. Simülasyondan belirli bir yanıtı bulmasını, gerekli adım sırasını açıklamasını veya varsayımsal bir duruma izin verilip verilmediğine karar vermesini isteyin.
5. Sürtünme noktalarını inceleyin. Simüle edilmiş okuyucuların rehberi nerede yanlış yorumladığını, eylem adımını nerede bulamadığını veya yanlış varsayımlarda bulunduğunu inceleyin.
6. Taslağı revize edin. Belirsizlikleri gidermek için kaynak belgenizi düzenleyin, ardından revize edilmiş sürümü SharePoint sitenizde yayınlayın.

Simüle edilmiş çalışanlar neleri değerlendirir?

Minds'taki bir simülasyon, sunulan metne dayalı olarak pratik kavrayışı kontrol eder.

Farklı personalara farklı senaryolar atayabilirsiniz. Örneğin, işe yeni başlayan bir kıdemsiz geliştiricinin donanım talep etmeyi anlayıp anlamadığını veya bölgesel bir mağaza müdürünün acil durum iletişim iş akışını bulup bulamadığını test edebilirsiniz.

Geri bildirimler, okuyucunun şu durumlarını ortaya koyar:

• Zorunlu adımları isteğe bağlı önerilerden ayırt edip etmediği.
• Doğru formu veya iletişim kanalını tereddütsüz bulup bulamadığı.
• Kendi kıdemine veya departmanına uygulanan kriterleri anlayıp anlamadığı.
• Gerekli işlem arka plan anlatısının içine gömüldüğü için belgeyi incelemeyi bırakıp bırakmadığı.

Sentetik sonuçlar yalnızca yapılandırdığınız simüle edilmiş kitle modellerinin yanıtlarını açıklar. İş gücünüz genelindeki istatistiksel benimsemeyi değil, metin düzeyindeki sürtünme noktalarını gösterir.

Sentetik testlerin dürüst sınırları

Minds, okuyucunun sayfayı yorumlayıp yorumlayamadığını ve buna göre hareket edip edemediğini kontrol eder. Yasal yeterlilik, bir simülasyonun değerlendirebileceği bir konu değildir.

Platform, iş sağlığı ve güvenliği politikanızın yerel yasal standartları karşılayıp karşılamadığını, bir İK prosedürünün iş kanununa uygun olup olmadığını veya bir BT politikasının siber sigorta gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadığını teyit edemez. Mevzuata uygunluk onayı için yetkin hukuk ve uyumluluk uzmanlarına başvurmalısınız. Minds'ı yalnızca okunabilirlik, yapı ve operasyonel netliği değerlendirmek için kullanın.

Örnek istem

Minds'ta bir taslak belgeyi test etmek için bu istemi kopyalayıp uyarlayın:

Şirkette üç aydır çalışan orta düzey bir operasyon koordinatörü rolünü üstlenin. Yarın sabahki müşteri ziyareti için şehirlerarası bir tren bileti ve gecelik otel rezervasyonu yapmanız gerekiyor. Yüklenen seyahat ve masraf politikası belgesini okuyun. Bu seyahat rezervasyonunu yapmak için atmanız gereken adımları, otel odası için hangi harcama limitlerinin geçerli olduğunu ve satın alma işleminden önce kimin onayının gerektiğini tam olarak belirtin. Talimatların net olmadığı veya doğru süreci tahmin etmek zorunda kaldığınız tüm cümleleri not edin.